ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein standardisiertes, hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen). ZUGFeRD kombiniert die Vorteile zweier Welten in einem einzigen Dokument:
- Visuell (PDF): Ein Dokument, das für den Menschen wie eine normale Rechnung aussieht und lesbar ist.
- Machinenlesbar (XML): Im Hintergrund ist eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Buchhaltungssysteme können diese Daten vollautomatisch auslesen und verarbeiten, ohne dass Werte manuell eingetippt werden müssen.
Die wichtigsten Vorteile:
- Automatisierung: Wegfall der manuellen Dateneingabe – spart Zeit und minimiert Übertragungsfehler
- Rechtskonformität: Erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an moderne E-Rechnungen
- Flexibilität: Der Dateiname für E-Mail und Download ist .zpf.pdf. So sieht der Benutzer gleich, dass es sich um eine eRechnung handelt, auch wenn er selbst noch keine automatisierte Buchhaltungssoftware nutzt
